ثبت صورت جلسه ی هیئت مدیره

پیش از پرداختن به موضوع ثبت صورت جلسه هیئت مدیره

در ابتدا لازم است به بیان و توضیح این موضوع بپردازیم که صورت جلسه چیست؟  

صورت جلسه چیست؟

تنظیم صورتجلسه برای هر نوع تغییراتی در فعالیت شرکت یا گرفتن تصمیمات جدید انجام می‌شود.

در شرکت‌ها صورتجلسه کاربردهای بسیاری دارد.

برای اعلام رسمی هرگونه تصمیم و یا تغییری در شرکت باید صورتجلسه مربوط به آن تنظیم شود.

پس از تنظیم صورتجلسه باید آگهی آن در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار منتشر شود تا همه از این تصمیمات مطلع شوند.

از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

ورود و خروج شرکا، افزایش سرمایه، کاهش سرمایه، تغییر آدرس، تغییر نام و موضوع فعالیت، انحلال شرکت، تغییر اساسنامه،…

تنظیم صورتجلسه امری تخصصی و حقوقی است.

افراد زیادی ممکن است با روش‌ها و اصول تنظیم صورتجلسه آشنا باشند اما صورتجلسه‌ای را که طراحی می‌کنند، رد می‌شود.

 یکی از خدمات آواحساب توس تنظیم صورتجلسه شرکت‌هاست.

تصمیمات خود و یا تغییرات شرکت خود را به آواحساب توس بسپارید تا در وقت و هزینه‌ی خود صرفه جویی کنید.

که بحث ما در این مقاله در رابطه با صورت جلسه هیئت مدیره می باشد.

چیزی که واضح است این است که هیئت مدیره تنها در چهارچوب اختیارات خود میتواند به تصمیم گیری بپردازد.

پس در ادامه به توضیح اختیارات هیئت مدیره میپردازیم.

اختیارات هیئت مدیره

تصمیمات و اقدامات هیئت ‌مدیره باید در حدود موضوع شرکت باشد که در اساسنامه به آن تصریح‌ شده است.

برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورت‌جلسه‌ای تدوین‌شده و به امضا اکثریت مدیران حاضر در جلسه هیئت مدیره برسد.

اقدامات و تصمیمات هیئت مدیره در صورتی‌که خارج از موضوع شرکت باشد، باطل است.پس باید یه آن توجه شود.

یکی دیگر نکانی که باید ب آن توجه شود دذدر ثبت جلسه ی هیئت مدیره رعایت شود توجه به تاریخ آن است.

ممکن است گاهی با این مشکل که تاریخ جلسه هیئت مدیره نامعتبر است رو به رو شوید.

لذا در ادامه توضیحاتی کامل تر در این باره ارائه میدهیم.

بهتر است در ادامه به معرفی مواردی که در ثبت صورت جلسه هیئت مدیره باید به آنها توجه شود بپردازیم.

در ثبت صورت جلسه هیئت‌ مدیره باید به نکات ذیل توجه ویژه داشت.

• اختصاص شماره ترتیب به هر یک از صورتجلسات هیئت مدیره و درج آن در صورتجلسات.

• تاریخ دقیق برگزاری جلسه هیات‌مدیره در صورتجلسه به روز، ماه و سال.

• ساعت شروع و پایان جلسه هیات‌مدیره در صورتجلسه.

• دستورات جلسه هیات‌مدیره به ترتیب اهمیت و اولویت.

• قید نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و مدیران غایب در صورتجلسه هیئت مدیره اجباری است.

• ذکر خلاصه‌ای از مذاکرات مطرح شده در جلسه و همچنین تصمیمات گرفته‌ شده در جلسه هیئت مدیره در صورتجلسه هیئت مدیره.

• پیشنهاد‌های اعضای هیئت مدیره راجع به هر یک از دستورات جلسه.

• نظر عضو یا اعضای هیات‌مدیره که با تمام یا بعضی از تصمیمات و نظر اکثریت مخالف بوده‌اند، به قلم و تحریر خودشان در صورتجلسه هیئت مدیره.

• محل برگزاری جلسه هیات‌مدیره باید در صورتجلسه‌ هیئت مدیره نوشته شود. محل تشکیل جلسه هیات‌مدیره اصولا مرکز شرکت است اما اساسنامه می‌تواند اجازه دهد که تشکیل آن در محل دیگری هم باشد.

• پیشنهاد‌های اعضای هیئت مدیره برای جلسه بعدی.

• اشاره به شماره و تاریخ دعوت‌نامه‌ای که از سوی رئیس یا نایب ‌رئیس اعضای هیئت مدیره برای تشکیل جلسه هیئت مدیره، ابلاغ گردیده است.

• نام و سمت و دلایل توجیهی حضور بازرس قانونی یا افراد دیگری که در جلسه هیئت مدیره حضور دارند؛ اعم از آنکه بنا به دعوت قبلی یا بدون دعوت، حضور یافته‌اند، باید در صورتجلسه قید گردد.

• مصوبات هیئت مدیره باید دارای انسجام و ارتباط موضوعی با دستور جلسه هیئت مدیره داشته و از شفافیت و صراحت، برخوردار باشد.

• اگر مصوبه هیئت مدیره درباره صدور مجوز انجام هزینه است؛ میزان، زمان، محل، موضوع هزینه و همچنین مقام هزینه کننده باید به صراحت در صورتجلسه قید گردد.

• اگر مصوبه هیئت مدیره درباره نقض یا اصلاح یا تکمیل مصوبات قبلی است؛ باید مصوبه‌ای که بنا بر نقض، اصلاح یا تکمیل آن بوده، آورده شود.  قید تاریخ و شماره و متن مصوبه در صورتجلسه هیئت مدیره الزامی است.
  

• اگر صورتجلسه هیئت مدیره بیانگر آن است که گزارش یا سندی در هیات‌مدیره شرکت، طرح یا بررسی ‌شده است؛ باید در صورتجلسه قید گردد. توجه داشته باشید که نوع، تاریخ، محتویات سند یا گزارش و مرجع صدور و ارتباط آن با شرکت، به دقت ذکر شده باشد. توجه نمائید که نسخه کامل و دقیقی از سند یا گزارش مزبور، پیوست صورتجلسه هیئت مدیره شود.

• در هنگام تنظیم صورتجلسه به خاطر داشته باشید که اعضای هیئت مدیره نمی‌توانند از اشخاصی تشکیل شوند که سن آن‌ها کمتر از ۱۸ سال است.

• اعضای هیئت مدیره شرکت‌های تجاری، حتما باید از بین سهام‌داران شرکت انتخاب شوند.

• مصوبات هیئت مدیران باید در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار آگهی شود.

• حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص ۳ نفر و در شرکت با مسئولیت محدود ۲ نفر است.

مشخصات صورتجلسه

صورتجلسه هیئت مدیره، معمولا به‌ صورت تک‌برگی است.

در صورتی‌که صورتجلسه، بیش از یک صفحه باشد؛ تمامی صفحات آن باید به امضا اعضای هیئت مدیره و منشی جلسه برسد.